Para Jorge de Diego Retuerta. Asesor de Protección de Datos CAFMadrid
Siempre ha estado a la orden del día que los propietarios soliciten al administrador de la propiedad información relacionada con su comunidad (salarios del conserje, números de teléfono de otros propietarios, facturas, contratos, etc.). Pero, teniendo en cuenta las limitaciones establecidas en el Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), ¿Hasta qué punto puede un propietario de un edificio de condominios acceder a la documentación de la comunidad cuando contiene datos personales?
La comunicación a los titulares de documentos que contengan datos personales se considera una transferencia de datos, definida en la LOPD como «cualquier divulgación de datos realizada a una persona distinta del interesado». En regla general, Para transferir datos se requiere el consentimiento de los interesados.. Sin embargo, la propia LOPD incluye una serie de excepciones a la necesidad de dicho consentimiento. Entre estas excepciones, podemos destacar, para los fines que aquí nos interesan, la existencia de una ley que permita realizar esta transferencia.
La comunicación a los titulares de documentos que contienen datos personales se considera una transferencia de datos, según la LOPD
Dicho esto, debemos analizar si existe un reglamento que permita la transferencia de documentación comunitaria que contenga datos personales a los propietarios que lo soliciten, para que no necesitemos el consentimiento de los interesados. En este sentido, es importante destacar el arte. 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal, que incluye, entre las funciones que le corresponden al administrador de la propiedad, las siguientes: «Actuar, en su caso, como secretario del Consejo y mantener la documentación de la comunidad disponible para los propietarios”.
De lo anterior, se puede entender que más allá de la entrega de documentos expresamente previstos por la Ley de Propiedad Horizontal (por ejemplo, el envío de certificados a propietarios [art. 19]), dicha ley permite al administrador entregar la documentación de la comunidad a sus propietarios ya que, como dice, dicha documentación debe estar a disposición de los propietarios, es decir los propietarios. Sin embargo, ¿debe interpretarse este precepto como un «cheque en blanco» para que los propietarios puedan solicitar y obtener del administrador del inmueble cualquier tipo de documentación comunitaria con datos personales?
Interpretación de la AEDP
Limpio Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha recordado reiteradamente que el hecho de que una norma con rango de ley permita el tratamiento o cesión de datos es suficiente para considerar dicho tratamiento o cesión protegida por la LOPD, pero también es necesario que se respeten. los principios de proporcionalidad y finalidad consagrado por su arte. 4.1.
Teniendo en cuenta lo anterior, la AEPD considera que la transmisión de los datos solicitados a los propietarios será lícita siempre que sea necesaria para el correcto desarrollo de las actividades previstas por la legislación horizontal del suelo y, en particular, cuando ésta sea necesario. para una buena gestión de la comunidad de propietarios. Asimismo, la comunicación de datos deberá limitarse a los datos que, en cada caso, resulten de «adecuado, relevante y no excesivo“Para la consecución de la finalidad que legitima su acceso, que en este caso se refiere al control del buen gobierno de la comunidad de propietarios.
La divulgación de datos debe limitarse a los datos que en cada caso sean «adecuados, pertinentes y no excesivos».
El informe AEPD 0261/2013 incluye una serie de ejemplos en los que no se respetaría el principio de proporcionalidad y, por tanto, la transferencia de datos no estaría amparada por la LOPD: “Así, cabe señalar, por ejemplo, que el la comunicación de directorios con los datos de contacto de los propietarios o sus números de cuenta corriente no cumple con el requisito de conveniencia, en la medida en que no contribuyen en modo alguno al control de la buena administración de los comuneros ”.
Guía para administradores de propiedades
La AEPD reconoce que la información referente a comunidades de propietarios es uno de los temas más consultados en el Preguntas frecuentes sobre el catálogo del sitio web de la Agencia, por lo que publicó un Guía para abordar la protección de datos en comunidades de propietarios a través de administradores de propiedades colegiados, tanto para facilitar su trabajo, ofreciéndoles información adaptada a sus necesidades, como para mejorar el nivel global de protección de los ciudadanos.
La Administradores de inmuebles colegiados, que gestionan el 80% del stock total de edificación en España, «tienen derecho a tratar y disponer de los datos de los copropietarios que sean necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos de la comunidad en virtud de la relación contractual que los une ellos con la comunidad, en los términos acordados en el mismo y en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal ”, como se reconoce en la Guía publicada por la AEPD.