Normalmente, cuando hablamos de reuniones vecinales, nos referimos, en el sentido más estricto del término, a la reuniones de propietarios, que puede ser ordinario u obligatorio.

Aclaramos en seis puntos las principales dudas que surgen en torno a este foro donde se discuten y aprueban acuerdos, que muchas veces no son del agrado de todos,

¿Es obligatorio realizar reuniones de propietarios?

Solo es obligatorio convocar y realizar una tablero ordinario, que es normalmente el lugar donde se aprueban las cuentas y los presupuestos del año en curso y se designan los distintos cargos del directorio, como el presidente. Este tipo de reunión debe ser convocada con 6 días de anticipación.

La Ley de propiedad horizontal (LPH) no exige la celebración de lo extraordinario, que queda a criterio del presidente o, en su defecto, del 25% de los propietarios o cuotas.

El presidente tiene el poder de convocar a reuniones extraordinarias que él considere ya que está legitimado para hacerlo. Otro problema es que causa un grave daño a los intereses de los propietarios que se ven obligados a asistir a las reuniones de forma repetida y en un período corto de tiempo.

La LPH no regula el plazo de notificación a los titulares de la junta extraordinaria, pero la jurisprudencia admite entre tres o cuatro días, plazo que se entiende estimado para que llegue al conocimiento de todos los titulares.

El presidente tiene el poder de convocar a reuniones extraordinarias que considere ya que es legítimo hacerlo

¿Qué es importante incluir en la apelación?

La apelación debe contener una lista de los propietarios que no están al día en el pago de las deudas contraídas con la comunidad en ese momento, y notificar a la privación del derecho al voto si son delincuentes.

Es decir, el propietario moroso puede asistir a la reunión e intervenir, pero no votar los acuerdos.

¿Qué cargas deben estar presentes?

Es importante la presencia del presidente, o en caso de ausencia, del vicepresidente, el secretario y el administrador (estos dos últimos cargos pueden ser ocupados por la misma persona).

El papel del secretario-administrador es fundamental porque además de redactar las actas y redactarlas, actúa como mediador de la asamblea.

¿Cómo va una reunión?

La junta está presidida por Presidente de la comunidad, quien es el representante legal. Si el vicepresidente no puede estar presente el día fijado, y si éste no existe por no ser un nombramiento obligatorio, un titular presente en la reunión presidirá la reunión si la reunión así lo decide.

La LPH permite votar asistiendo a la reunión en persona o mediante un representante. No impone un límite al número de representaciones que otro propietario o un tercero puede realizar en la reunión.

El presidente requerirá al inicio de la reunión que quien lleva cuadros los exhibe y los entrega a la mesa presidencial. Puede tomar representaciones de otros miembros de la comunidad para votar por ellos en la asamblea.

La Ley de Propiedad Horizontal permite votar asistiendo a la reunión en persona o mediante un representante.

Normalmente, si un miembro de la comunidad desea salir de la reunión, debe notificar al presidente para señalar que de este punto de la agenda se considera ausente.

El presidente debe controlar la duración máxima de cada tema de la agenda así como la duración máxima de cada miembro de la comunidad y el límite máximo de discursos.

Es importante no dejar de discutir los puntos del orden del día durante la reunión.

Debe tenerse en cuenta que no se puede llegar a un acuerdo sobre el punto relativo al tiempo de preguntas y respuestas.

¿Qué deben contener las actas de cada reunión?

Debe contener al menos los siguientes puntos:

• La fecha y el lugar de la celebración.
• El autor de la convocatoria, normalmente el presidente o, en su caso, los dueños que lo promovieron.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación de su celebración en la primera o segunda convocatoria (normalmente es en la segunda, por lo que el Consejo General de Asociaciones de Administradores de la Propiedad de España promueve en la modificación de la LPH que sólo haya una ).
• Relación de todos los participantes y sus respectivos cargos, así como los propietarios representados, indicando, en todo caso, sus costos de participación.
• La agenda de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, indicando, en su caso para la vigencia del convenio, los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra de los mismos, así como las cuotas de participación que representan respectivamente.

La ley permite cualquier propietario puede proponer un tema como punto de la agenda Del reencuentro. En este sentido, puede solicitar al ayuntamiento que estudie y decida sobre cualquier tema de interés para la comunidad, para lo cual enviará una carta al presidente, especificando claramente los temas que pide que se traten.

La LPH no establece un límite en la cantidad de veces que se puede discutir un tema en una reunión.

Las actas de las reuniones se enviarán a todos los propietarios, hayan asistido o no a la reunión. La LPH no fija un plazo para el envío de las actas, aunque como máximo debería hacerlo antes de la próxima reunión que se celebre.

Después de la reunión, ¿cómo se entrega el acta?

La Ley de propiedad horizontal establece un plazo de diez días después de la reunión para cerrar el acta firmada por el presidente y el secretario de la reunión. La normativa no especifica el plazo para el envío de acuerdos. Tan pronto como se cierren, los acuerdos serán ejecutables, a menos que la ley disponga lo contrario.

Asimismo, el secretario deberá llevar los libros del acta de la reunión y conservar, por un período de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, poderes y demás documentos relevantes de las reuniones.